Як написати холодний лист, який розтопить лід між вами та кандидатом

За даними LinkedIn, 70% кандидатів відносяться до пасивних і тільки 30% знаходяться в пошуку роботи. Це значно ускладнює рекрутеру життя, оскільки йому потрібно вміти не просто знайти кандидата, а ще й зацікавити його вакансією.

Для комунікації з пасивними кандидатами використовуються холодні листи. Що це, як правильно створювати холодні листи, щоб вам відповіли та як побудувати ланцюжок листів для успішної комунікації – в новому матеріалі від команди Hurma.

Холодні листи: чим відрізняються від гарячих і які бувають

Рекрутинг – це маркетинг, тільки замість якогось товару ми продаємо свою вакансію. Якщо в продажах є холодні, теплі та гарячі дзвінки, то в рекрутингу – холодні та гарячі листи.

Головна відмінність холодного листа від гарячого – це те, що гарячі листи ми відправляємо кандидатам, які вже відгукнулися на вакансію і зацікавлені у співпраці. Холодний лист же відправляється кандидату, який або не шукає роботу, або шукає, але в отриманій вакансії не зацікавлений. Ця ситуація складніша, оскільки у співпраці зацікавлена ​​спочатку тільки одна сторона – компанія, а значить вакансію доведеться продавати.

Основне завдання холодного листа – привернути увагу кандидата, розташувати його до себе і добитися позитивного відгуку.

Види холодних листів

Є два типи холодних листів – персоналізовані та не персоналізовані. 

• Персоналізовані листи

Їх писати складніше, оскільки потрібно вивчити інформацію про кандидата в його соціальних мережах, подивитися проєкти над якими він працював, дізнатися про його досягнення і зіставити ці дані з вашої вакансією. Навіщо все це? Причина у тому, що на персоналізовані листи кандидати реагують краще та з більшою ймовірністю дадуть вам відповідь.

У Evergage проводили дослідження в якому запитували маркетологів, чи згодні вони з тим, що персоналізація допомагає поліпшити відносини з клієнтом і 96% погодилися.

Персоналізовані листи не схожі на спам, підвищують конверсію та лояльність кандидата.

• Не персоналізовані листи

Написання персоналізованого листа займає багато часу, але рекрутер не завжди може його виділити. Не персоналізовані, шаблонні листи – відмінний варіант для пошуку кандидатів на масові та Junior-вакансії.

За даними IT-рекрутингового агентства Index, з 10 відправлених персоналізованих повідомлень рекрутер отримує 7 відповідей, а вакансія зацікавить 1-2 кандидатів. У випадку з шаблонними повідомленнями, на 10 відправлених листів, рекрутер отримує 3 відповіді, а вакансія зацікавить 1 людину.

Різниця в конверсії не така вже й велика. Головне – правильно оформити шаблонний холодний лист.

Алгоритм створення холодного листа

Тільки 20-25% кандидатів відповідають на пропозиції рекрутерів. Генеральний директор SocialTalent, Джонатан Кемпбелл сказав, що доклавши трохи зусиль, ви можете підвищити відсоток відгуків електронною поштою пасивного кандидата до 65%.

Як це зробити?

1. Відберіть кандидатів, які відповідають вашим критеріям

Від того, кому ви відправляєте листи залежить успіх підбору персоналу. Писати всім, кому можете – не найкраща ідея, оскільки це неефективно і пряма дорога до спаму.

Якщо у вас є час, краще самостійно скласти списки потенційних кандидатів через LinkedIn або GitHub. Коли ви складаєте список кандидатів, знайдіть щось спільне між вами. Можливо, ви читаєте одну й ту ж групу або вам подобаються схожі публікації. Навіть не великі спільні інтереси з кандидатом збільшать шанс того, що ваш лист не загубиться в поштовій скриньці.

2. Подбайте про структуру і зміст листа

При складанні повідомлення звертайте увагу на 5 ключових факторів:

• Ім'я відправника

Люди спілкуються з людьми. Кандидати з більшою ймовірністю відкриють ваш лист, якщо ви представитеся своїм ім'ям, а не назвою компанії.

• Тема

Оптимальний варіант, коли тема складається з 2-6 слів, наприклад «Вакансія QA Engineer». До того ж більшість кандидатів перевіряють пошту зі смартфона, де довгі теми обрізаються.

• Зрозумілість

Не пишіть довгі листи з великим описом хто ви та, що ваша компанія безсумнівний лідер в області цифрових технологій. Приділіть опису компанії одне речення і коротко опишіть, кого ви шукайте і навіщо. Крім того, не зайвим буде додати вилку заробітної плати та завдання, які треба буде виконувати на роботі.

• Персоналізація

Звертайтеся до кандидата за його ім'ям і вказуйте місто, в яке потрібні фахівці. Це впливає на відсоток відкриття листів і забезпечує позитивний результат.

• Спамність

Не варто писати в темі листа стоп-слова, на кшталт «заробляйте мільйони», «неймовірна можливість для кар'єрного росту», тощо. Про те, як не потрапити в спам, ви можете докладніше прочитати в нашій статті.

• Заклик до дії

У листі дуже важливо спонукати людину до дії. Потрібно розповісти, що робити, якщо її зацікавила ваша вакансія, залишити контакти для зв'язку. Наприклад: «Хотілося б обговорити подробиці співпраці в телефонній розмові або при особистій зустрічі. Дайте знати, якщо вас зацікавила наша вакансія».

3. Приділяйте увагу на звернення до людини

При зверненні до людини, важливо розуміти, до якого покоління вона відноситься. Якщо ваш лист для представника покоління X, розумно звертатися до нього: «Здрастуйте, Анатолій Степанович». Якщо ж ви шукайте кандидатів покоління Y або Z, можна звертатися з меншим офіціозом: «Доброго дня, Сергій».

4. Перевіряйте лист перед відправленням

Дуже важливо, щоб текст був без граматичних помилок, води, штампів та канцеляризмів. Перевірити текст на зайві слова, можна в сервісі LanguageTool.

Приклад холодного листа

Добрий день, (ім'я)!

Мене звуть (ім'я) я ​​представляю компанію (назва компанії), ми займаємося (рід діяльності).

Наша компанія шукає (назва посади) для роботи в (назва міста). Ми шукаємо фахівця, який посилить команду, запропонує нові рішення і згенерує нові ідеї. Проглянувши ваш профіль, я побачив(ла), що ви працювали на (позиція кандидата) в компанії (назва). Ваш досвід та навички у виконанні завдань (перелік завдань) повністю релевантний завданням нашої команди. Судячи з вашого попереднього досвіду, завдання які ви виконували, близькі до завдань нашої команди. (Перелік завдань) 

Пропоную Вам розглянути нашу вакансію (посилання на вакансію), вилка заробітної плати.

Я був(ла) б радий(а) поспілкуватися з Вами особисто, відповісти на всі ваші запитання та детально розповісти про нашу вакансію. Якщо вас зацікавила пропозиція, дайте мені знати.

До зв'язку і гарного дня!

(Ваше ім'я)

(Телефон)

(E-mail)

Ланцюжок холодних листів

Цей метод застосовується в маркетингу. Він передбачає розсилку повідомлень користувачам, в залежності від їхньої поведінки. По суті, цей метод можна використовувати в будь-якій сфері бізнесу, щоб просувати свій продукт. Рекрутинг не виняток. Наприклад, IT-рекрутингове агентство Index використовує наступний ланцюжок листів.

Пропозиція

Перше повідомлення у ланцюжку холодних листів – це сама пропозиція щодо роботи. Тому важливо скласти його правильно, дотримуючись правил з алгоритму вище. Обов'язково вкажіть тему, зверніться до людини на ім'я, розкажіть як ви його знайшли та чому він вас зацікавив, розкажіть про компанію, вакансію і завдання.

Зробіть в листі ненав'язливий заклик до дії, але без зайвої наполегливості.

Якщо ви не отримали відповіді

Слід відправити другий лист, в якому ви нагадаєте про себе. Назвіться, скажіть, що ви вже відправляли лист з пропозицією і продублюйте інформацію з першого повідомлення. Важливо, не варто дорікати кандидата в тому, що він вам не відповів, навіть якщо його не зацікавила ваша пропозиція, такий підхід вплине на його сприйняття ще сильніше.

Якщо ви отримали негативну відповідь

Звичайно, отримувати відмови не дуже приємно, але це краще, ніж писати листи в одну сторону і не отримувати ніяких відповідей. В такому випадку, потрібно подякувати кандидату за увагу, яку він вам приділив, домовитися підтримувати спілкування і позначити, що вам буде приємно співпрацювати з ним в майбутньому.

Крім того, можна ненав'язливо запитати у кандидата рекомендації фахівців, які б могли підійти для вашої позиції та прикріпити ще раз посилання на вакансію.

Якщо кандидат проявив інтерес

Дайте знати кандидату, що ви дійсно раді позитивній відповіді та запропонуйте кілька варіантів для зв'язку, щоб він міг обрати. Таким чином ви сфокусуєте його увагу на одній дії та далі продовжите спілкування щодо пропозиції.

Нагадування про себе

Це другий лист у ланцюжку. Його відправляють, якщо ви не отримали відповідь на попереднє протягом декількох днів. Тут важливо представитися і позначити, що ви вже надсилали лист, але, на жаль, не отримали на нього відповіді.

Не слід писати з докором, оскільки кандидат може відчути себе винуватим і взагалі не відповісти. Позначте, що не отримали відповідь через можливе потрапляння до спаму та продублюйте інформацію з першого листа.

А у відповідь тиша...

Бувають ситуації, коли кандидати взагалі не відповідають. Це сумно, але навіть з такої ситуації можна витягти для себе вигоду. Напишіть лист, в якому постарайтеся дізнатися, чому кандидат вам не відповідає. Можете вказати кілька варіантів відповіді та запропонувати людині вибрати один з них.

Наприклад:

• моє поточне місце роботи мене повністю влаштовує;
• мені не підходять умови;
• маленька зарплата;
• не близькі цінності компанії;
• нецікаві завдання;

Залежно від відповіді ви можете або відпрацювати заперечення кандидата, якщо вакансія і умови роботи це дозволяють, або ж попрощатися на хорошій ноті і повернутися до алгоритму «отримання негативної відповіді».

Якщо ж кандидат просто не бачив ваші повідомлення і зацікавився, повертаємося до алгоритму «проявив інтерес».

Але при цьому, важливо не виходити за рамки та розуміти баланс між наполегливістю і роздратуванням. Не варто вриватися в особистий простір людини та атакувати її повідомленнями як рекрутер з наступного скріншоту 🙂

Наполегливості йому звичайно не позичати, але кандидат явно не зацікавлений.

Коротко про головне

Щоб холодні листи принесли результат, рекрутеру потрібно буде досліджувати цільову аудиторію, проаналізувати репутацію компанії та підготувати холодний лист, який зацікавить кандидата.

При складанні листа, важливо дотримуватися правильної структури та слідувати алгоритму, не забуваючи про таку річ як ланцюжок листів. Користуючись функціоналом системи HURMA, ви можете легко скласти та надіслати лист кандидатові прямо з системи. Зекономте свій час, виконуючи рутинні завдання за лічені секунди!

Ми бажаємо, щоб ваші холодні листи розтопили серця навіть найсерйозніших кандидатів 🙂

• Підбір персоналу